Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku to sprawa organizacyjna, nie formalność na jeden podpis. Nowe biuro potrzebuje kompletu danych od początku roku, stare musi stracić dostęp do Państwa spraw w urzędzie skarbowym, ZUS i KSeF, a urząd skarbowy powinien wiedzieć, kto prowadzi księgi i gdzie są przechowywane dokumenty.
Poniżej opisujemy kolejne kroki w takiej kolejności, w jakiej najlepiej je wykonać. Lista sprawdzi się przy zmianie biura rachunkowego w Łodzi i w każdym innym mieście, bo urzędy i formularze są te same.
Kiedy najlepiej zmienić biuro
Najprościej jest od początku roku: stare biuro zamyka rok, nowe otwiera księgi od nowa. W trakcie roku najlepszym momentem jest pierwszy dzień miesiąca, a przy rozliczeniach kwartalnych — pierwszy dzień kwartału. Wtedy jasno widać, kto rozlicza który okres.
Lepiej nie planować przejścia tuż przed terminami rocznymi, gdy powstają zeznania i sprawozdania. Przy zmianie w trakcie roku sprawozdanie finansowe i zeznanie za ten rok przygotowuje zwykle nowe biuro, więc musi mieć zapisy od pierwszego dnia roku obrotowego. Kto zamyka poprzedni rok, jeśli sprawozdanie za niego nie jest jeszcze gotowe, trzeba ustalić na piśmie z oboma biurami.
Krok 1. Wypowiedzenie umowy ze starym biurem
Okres i forma wypowiedzenia wynikają z umowy. Przed wysłaniem wypowiedzenia proszę sprawdzić:
- jaki jest okres wypowiedzenia i od kiedy biegnie,
- jaki okres rozlicza jeszcze stare biuro — rozliczenia za miesiąc powstają w kolejnym miesiącu, więc trzeba wskazać, kto wyśle JPK i deklaracje za ostatni miesiąc współpracy,
- w jakim terminie i formie biuro ma oddać dokumentację,
- czy umowa przewiduje opłatę za przygotowanie dokumentów do przekazania.
Wypowiedzenie najlepiej wysłać w formie, którą przewiduje umowa, i zachować potwierdzenie doręczenia.
Krok 2. Umowa z nowym biurem i data przejęcia
W umowie z nowym biurem dobrze wpisać datę, od której przejmuje ono księgi, oraz pierwszy okres, za który składa deklaracje. Ta sama data powinna znaleźć się w protokole przekazania. Unika się w ten sposób sytuacji, w której oba biura uważają, że ostatni miesiąc rozlicza to drugie.
Krok 3. Przekazanie dokumentacji i protokół
Przekazanie dokumentów najlepiej potwierdzić protokołem zdawczo-odbiorczym: lista przekazanych dokumentów i plików, data, podpisy przedstawicieli obu biur i firmy. W protokole przydają się też salda na dzień przejęcia.
Co powinno się znaleźć na liście:
- dowody księgowe za bieżący rok, papierowe i elektroniczne,
- księgi rachunkowe albo KPiR lub ewidencja przychodów, ewidencje VAT — w pliku, który da się wczytać do programu nowego biura,
- wysłane deklaracje i pliki JPK wraz z urzędowymi potwierdzeniami odbioru (UPO),
- ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych z planem amortyzacji,
- zestawienie sald: należności, zobowiązania, rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS,
- dokumentacja płacowa: listy płac, karty wynagrodzeń, deklaracje ZUS,
- w spółkach — sprawozdanie finansowe za poprzedni rok i dokumenty jego zatwierdzenia,
- dokumentacja z lat poprzednich, jeśli przechowywało ją stare biuro.
Pełne zapisy od początku roku są ważne zwłaszcza w spółkach. Podatnicy CIT prowadzący księgi rachunkowe przesyłają je urzędowi w strukturze JPK_KR_PD — firmy składające JPK_V7M za lata od 2026 r., pozostałe od 2027 r. Nowe biuro powinno więc przejąć w pliku wszystkie zapisy roku, a nie tylko salda.
Krok 4. Pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym
Do podpisywania deklaracji elektronicznych w imieniu firmy służy pełnomocnictwo UPL-1. Pełnomocnikiem może być osoba z pełną zdolnością do czynności prawnych, na przykład pracownik biura rachunkowego. UPL-1 składa się elektronicznie w e-Urzędzie Skarbowym albo na papierze w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania lub siedziby. Pełnomocnictwo obowiązuje we wszystkich urzędach skarbowych, a każdy pełnomocnik potrzebuje osobnego UPL-1.
Pełnomocnictwo dla osoby ze starego biura odwołuje się formularzem OPL-1 — w tym samym urzędzie, w którym złożono UPL-1, także przez e-Urząd Skarbowy.
Jeśli stare biuro miało pełnomocnictwo ogólne (PPO-1), trzeba je odwołać formularzem OPO-1. Pełnomocnictwa ogólne trafiają do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych, składa się je przez e-Urząd Skarbowy, a ich udzielenie i odwołanie jest zwolnione z opłaty skarbowej.
Krok 5. Pełnomocnictwa w ZUS
W ZUS pełnomocnictwo udziela się na formularzu PEL, a odwołuje na formularzu PEL-O. Oba wnioski można złożyć w eZUS: przy koncie, któremu udzielono pełnomocnictwa, jest menu z opcją odwołania albo zmiany. Do reprezentowania płatnika podczas kontroli ZUS służy osobny formularz PEL-K.
Krok 6. Uprawnienia w KSeF
Od 2026 r. biuro rachunkowe pobiera faktury kosztowe klienta z Krajowego Systemu e-Faktur, a czasem także je wystawia. Przy zmianie biura trzeba więc:
- Odebrać uprawnienia staremu biuru i jego pracownikom.
- Nadać uprawnienia nowemu biuru — do przeglądania faktur, a jeśli biuro ma je wystawiać, także do wystawiania.
- Sprawdzić listę osób i podmiotów, które nadal mają dostęp do faktur firmy.
Wszystko to można zrobić w Aplikacji Podatnika KSeF, która służy między innymi do zarządzania uprawnieniami użytkowników. Uprawnienie można nadać biuru jako firmie, a biuro przydziela je swoim pracownikom. W spółkach i innych podmiotach, które nie są osobami fizycznymi, uprawnienia można też nadawać i odbierać zawiadomieniem ZAW-FA, składanym w e-Urzędzie Skarbowym przez pełnomocnika ogólnego albo użytkownika konta organizacji.
Najlepiej nadać uprawnienia nowemu biuru przed ostatnim dniem współpracy ze starym, żeby żadna faktura nie umknęła w okresie przejściowym.
Krok 7. Zgłoszenie nowego biura i miejsca przechowywania dokumentacji
Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową, z jego NIP, oraz adres przechowywania dokumentacji są częścią danych, które firma zgłasza do urzędu skarbowego. Zmianę trzeba zgłosić nie później niż w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła (art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników):
- jednoosobowa działalność — wnioskiem o zmianę wpisu w CEIDG, bezpłatnie przez Biznes.gov.pl albo w urzędzie miasta lub gminy,
- spółki wpisane do KRS — formularzem NIP-8 z danymi uzupełniającymi.
Firmy prowadzące księgi rachunkowe mają jeszcze jeden obowiązek: jeśli księgi są prowadzone poza siedzibą, kierownik jednostki powiadamia urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w ciągu 15 dni od dnia ich wydania (art. 11a ustawy o rachunkowości).
Na co uważać przy zmianie biura
- Salda na dzień przejęcia. Stan konta bankowego, rozrachunków z kontrahentami oraz z urzędem skarbowym i ZUS powinien być w protokole. Różnice wykryte po pół roku trudno wyjaśnić.
- Ostatni okres starego biura. Kto wysyła JPK i deklaracje za ostatni miesiąc i kto odpowiada za ich korekty.
- Pracownicy. Informację PIT-11 sporządza się po zakończeniu roku podatkowego za cały rok, więc nowe biuro potrzebuje list płac od stycznia.
- Dane w programie. Jeśli stare biuro prowadziło księgi w swoim programie, eksport trzeba zrobić przed końcem umowy, kiedy dostęp jeszcze działa.
- Przegląd dostępów. e-Urząd Skarbowy, eZUS, KSeF, bankowość elektroniczna — po zmianie dobrze sprawdzić, kto ma do nich dostęp.
Lista kontrolna
- Sprawdzić okres wypowiedzenia i wysłać wypowiedzenie w formie z umowy.
- Podpisać umowę z nowym biurem z datą przejęcia ksiąg.
- Ustalić, kto rozlicza ostatni miesiąc i kto zamyka poprzedni rok.
- Przekazać dokumenty i pliki, podpisać protokół z saldami.
- Złożyć UPL-1 dla nowego biura i OPL-1 dla starego (oraz OPO-1, jeśli było pełnomocnictwo ogólne).
- Złożyć PEL dla nowego biura i PEL-O dla starego w eZUS.
- W KSeF odebrać uprawnienia staremu biuru i nadać je nowemu.
- W ciągu 7 dni zgłosić dane nowego biura: CEIDG albo NIP-8.
- Przejrzeć dostępy do kont i programów.
Przejście do Taxx
Biuro Rachunkowe Taxx działa w Łodzi przy ul. Karpackiej 20 lok. 5 od 2014 r. i prowadzi ponad 200 firm z Łodzi i całej Polski — spółki z o.o., spółki cywilne, działalności, fundacje, stowarzyszenia i wspólnoty mieszkaniowe. Prowadzimy pełną księgowość, KPiR i ryczałt, kadry i płace oraz sprawozdania finansowe, a gdy po poprzednim biurze zostały zaległości — wyprowadzamy je. Dokumenty przyjmujemy elektronicznie albo w biurze, nie odbieramy ich u klienta.
Zanim Państwo wypowiedzą obecną umowę, można sprawdzić cenę obsługi: asystent wyceny poda ją w kilka minut, bez podawania maila i telefonu.
Czytaj także: