Od 1 lutego 2026 r. firmy w Polsce odbierają faktury przez Krajowy System e-Faktur, a od 1 kwietnia 2026 r. większość także w nim je wystawia. Dla najmniejszych firm 2026 r. jest rokiem przejściowym, który kończy się 31 grudnia. Zebraliśmy w jednym miejscu to, o co pytają właściciele małych firm.
Opisujemy stan na 16 października 2026 r.: co obowiązuje, co zmieniło się w codziennym obiegu faktur, co trzeba zrobić przed 1 stycznia 2027 r. i jak z KSeF pracuje biuro rachunkowe.
Harmonogram KSeF: kogo i od kiedy dotyczy
- 1 lutego 2026 r. — obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (z VAT). Od tego dnia wszyscy podatnicy odbierają faktury przez KSeF.
- 1 kwietnia 2026 r. — obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych firm, z wyjątkami opisanymi niżej.
- Do 31 grudnia 2026 r. — okres przejściowy dla najmniejszych firm i dla faktur z kas rejestrujących.
- 1 stycznia 2027 r. — KSeF obowiązkowy dla wszystkich, także dla firm korzystających z wyjątków.
Limit 10 000 zł miesięcznie
Do końca 2026 r. firma może wystawiać faktury poza KSeF, papierowe albo elektroniczne, jeśli łączna wartość sprzedaży z podatkiem na fakturach wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Do limitu liczą się tylko faktury, które trzeba wystawiać w KSeF. Nie wlicza się do niego faktur z kas rejestrujących, paragonów z NIP do 450 zł ani faktur dla konsumentów.
Po przekroczeniu limitu nie ma powrotu. Obowiązek KSeF obejmuje fakturę, którą limit został przekroczony, i wszystkie kolejne. To, że w następnym miesiącu sprzedaż będzie niższa, nie ma już znaczenia.
Faktury z kas rejestrujących
Do 31 grudnia 2026 r. faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących mogą powstawać poza KSeF. Od 2027 r. paragony fiskalne z NIP nabywcy nadal będzie można wystawiać, ale nie będą one uznawane za faktury uproszczone.
Co zmieniło się w obiegu faktur
Najważniejsza zmiana dotyczy tego, czym w ogóle jest faktura. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF. Uznaje się ją za wystawioną w dniu przesłania do systemu, a za otrzymaną — w dniu, w którym KSeF nada jej numer. Akceptacja nabywcy nie jest potrzebna.
W praktyce oznacza to kilka rzeczy:
- PDF w mailu to podgląd. Kontrahent może nadal wysyłać wizualizację faktury, ale dla firmy-nabywcy fakturą jest dokument w KSeF (poza wyjątkami z okresu przejściowego).
- KSeF nie wysyła powiadomień. O nowych fakturach informuje program księgowy albo fakturowy połączony z KSeF. Można je też sprawdzać w Aplikacji Podatnika KSeF lub w Aplikacji Mobilnej KSeF.
- Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat.
- Konsumenci. Faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie trzeba wystawiać w KSeF, choć można. Konsumentowi przekazuje się je w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF.
- Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Ustawa wymienia wyjątki od obowiązku, ale nie ma wśród nich firm korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Jeśli taka firma wystawia fakturę, robi to w KSeF.
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym, do której po powiązaniu z KSeF można przenosić faktury do ewidencji VAT bez przepisywania.
Uprawnienia: kto w firmie i w biurze ma dostęp do faktur
Do KSeF nie da się zalogować samym numerem PESEL. Właściciel jednoosobowej działalności loguje się profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Spółka może uwierzytelnić się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Uprawnienia w spółkach i innych podmiotach niebędących osobami fizycznymi można też nadawać zawiadomieniem ZAW-FA, które w e-Urzędzie Skarbowym składa pełnomocnik ogólny albo użytkownik konta organizacji.
Dalej uprawnieniami zarządza się w Aplikacji Podatnika KSeF: można je nadawać i odbierać osobom w firmie oraz biuru rachunkowemu, oddzielnie do wystawiania i do przeglądania faktur. Uprawnienie można nadać biuru jako firmie, a biuro przydziela je swoim pracownikom. Kiedy pracownik odchodzi albo firma zmienia biuro, uprawnienia trzeba odebrać — opisujemy to w artykule o zmianie biura rachunkowego w trakcie roku.
W KSeF działają też certyfikaty. Certyfikat typu 1 służy do logowania, certyfikat typu 2 — do oznaczania kodem faktur wystawianych w trybach offline. Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata.
Tryb offline24 i awarie systemu
Faktura nie zawsze musi trafić do KSeF w chwili wystawienia. Ustawa przewiduje trzy sytuacje:
- Offline24 — każdy podatnik może wystawić fakturę poza systemem, na przykład przy problemach z internetem. Trzeba ją przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.
- Niedostępność KSeF (prace serwisowe) — przesłanie najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności.
- Awaria ogłoszona przez Ministerstwo Finansów — przesłanie w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Faktura offline przekazana klientowi, zanim trafi do KSeF, musi mieć dwa kody QR: jeden z oznaczeniem „OFFLINE”, drugi z oznaczeniem „CERTYFIKAT”. Do drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2, więc najlepiej pobrać go zawczasu, a nie w dniu, w którym internet przestanie działać.
Kary: co obowiązuje, a co jest dopiero w projekcie
Ustawa o VAT przewiduje kary pieniężne między innymi za niewystawienie faktury w KSeF wbrew obowiązkowi i za nieprzesłanie w terminie faktury wystawionej offline. Kara może wynieść do 100% VAT wykazanego na takiej fakturze, a przy fakturze bez VAT — do 18,7% kwoty należności ogółem. Według obecnego brzmienia ustawy przepisy o karach wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r.
16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie kar o rok. Projekt nowelizacji (UD477) przewiduje stosowanie kar od 1 stycznia 2028 r. Na 16 października 2026 r. jest to projekt na etapie prac rządu, nie obowiązujący przepis. Ministerstwo zaznacza też, że odroczenie kar nie znosi obowiązku stosowania KSeF od 1 stycznia 2027 r.
Co zrobić w firmie przed 1 stycznia 2027 r.
- Sprawdzić, czy firma korzysta z wyjątku. Jeśli wystawia faktury poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł albo z kasy rejestrującej, od stycznia musi to zmienić.
- Wybrać narzędzie. Program fakturowy połączony z KSeF albo bezpłatne aplikacje Ministerstwa Finansów — i przećwiczyć wystawienie faktury oraz korekty jeszcze w 2026 r.
- Uporządkować uprawnienia. Kto wystawia faktury, kto je tylko przegląda, jakie uprawnienia ma biuro rachunkowe.
- Pobrać certyfikat KSeF typu 2, jeśli firma ma wystawiać faktury w trybie offline.
- Ustalić z klientami-konsumentami, jak będą dostawać faktury.
- Ustalić z biurem rachunkowym obieg dokumentów spoza KSeF: paragonów, faktur zagranicznych, wyciągów bankowych, umów.
KSeF w firmach z Łodzi: jak pracuje z tym biuro rachunkowe
Dla firm, które korzystają z biura rachunkowego, KSeF zmienia przede wszystkim drogę faktur kosztowych. Biuro z uprawnieniem do przeglądania faktur pobiera je samo, więc nie trzeba ich skanować i przesyłać. Zostaje jednak rola właściciela firmy: odpowiedź na pytania o fakturę, której biuro nie potrafi przypisać, i przekazanie dokumentów, których w KSeF nie ma.
Jeśli biuro ma także wystawiać faktury sprzedaży, potrzebuje uprawnienia do wystawiania i jasnej informacji, kiedy i komu fakturę wystawić. Ten zakres dobrze opisać w umowie, bo wpływa na cenę obsługi — więcej o tym w artykule Ile kosztuje biuro rachunkowe w Łodzi w 2026 roku.
KSeF z biurem rachunkowym Taxx
Taxx to biuro rachunkowe w Łodzi, przy ul. Karpackiej 20 lok. 5 na Górnej. Od 2014 r. prowadzimy księgowość ponad 200 firm z Łodzi i całej Polski: spółek z o.o., spółek cywilnych, działalności na KPiR i ryczałcie, fundacji, stowarzyszeń i wspólnot mieszkaniowych. Dokumenty przyjmujemy elektronicznie albo w biurze.
Cenę obsługi Państwa firmy, razem z KSeF, poda asystent wyceny — w kilka minut, bez podawania maila i telefonu.
Czytaj także: